Stad Hoogstraten

Stad Hoogstraten

De opdracht van Stad Hoogstraten klinkt simpel. Ze wilden een nieuwe lay-out voor hun nieuwsbrief, waarmee ze indruk zouden maken en die tevens makkelijk verstuurbaar zou zijn. Iedereen heeft natuurlijk zijn of haar mening over een mooie lay-out, dus volg maar even mee hoe dat proces zich ontplooide!

Direct een goed gevoel bij het eerste contact

Begin 2021, toen we nog dachten dat de Corona-maatregelen bijna weg zouden zijn, contacteerde Yvonne van de communicatiedienst ons met de vraag of we hen ondersteuning konden bieden bij hun e-mailmarketing. Specifiek vonden ze de lay-out van hun nieuwsbrief niet meer up-to-date en wilden ze een manier om het versturen ervan te vergemakkelijken. Arne had direct een goed gevoel bij dit contact en, zoals het een echte Hoogstratenaar betaamt, stond hij ook te trappelen om een opdracht te doen voor de Stad waar hij zo graag woont.

Toen hij iedereen had ontmoet op de dienst van de gemeente, die drie koppen telt, wist hij helemaal zeker waar hij moest beginnen.

Huiswerk

Je kan op het internet veel designers aanspreken, nationaal of zelfs internationaal. Nog nooit is het speelveld zo groot geweest als het vandaag is. Je kan hen misschien vertellen wat jij denkt te willen, maar de aanpak die Arne hier gebruikte was heel anders en zorgt ervoor dat wat je krijgt, echt is wat je wil, en niet wat je denkt te willen.

Tijdens de ontmoeting in het Stadhuis van Hoogstraten, had het team de mogelijkheid met Arne in gesprek te gaan over wat zij vinden dat een goede nieuwsbrief inhoudt. Ze hadden ook huiswerk gekregen ter voorbereiding van dat gesprek. De medewerkers moesten met een kritisch oog kijken naar de nieuwsbrieven uit het verleden en aan de hand daarvan moesten ze oplijsten wat ze nu precies goed vonden aan die brieven en waarom. Dat leverde een gigantisch Google Drive-document op met daarin printscreens van goede voorbeelden. Een perfect aanknopingspunt dus voor Arne om aan zijn opdracht te beginnen.

Accidentje in Zoom

De volgende stap was de voorstelling van het verdere traject. Zoals het op dat moment hoorde, ging die presentatie door via Zoom. Daar legde Arne uit wat hij met het team wilde bereiken. Eerst en vooral zou er een lay-out gemaakt worden in een externe tool, die nadien geïmporteerd kon worden in Mailchimp. Mailchimp biedt ook haar eigen designs aan, maar alleen door te werken met een externe tool, kan je een uniek ontwerp bekomen. Arne zou hen vervolgens ook coachen tijdens de eerste brieven om de tools onder de knie te krijgen, zodat het team exact wist hoe ze alles moesten doen en later niet in de problemen zouden komen. De Zoom-meeting was gedaan en iedereen zei “tot snel”, maar er werd niet afgemeld. Arne kon nog alles horen wat er daarna gezegd werd. Gelukkig voor hem werd er niet geroddeld, maar waren ze laaiend enthousiast en wilden ze snel met hem in zee. Even later kreeg hij ook zijn officiële “ja” en kon hij aan de slag. Een kleine noot van de redactie: zelfs achter zijn zonnebril kon ik de pretoogjes zien van Arne. Duidelijk iemand die verliefd is op zijn werk.

Eindresultaat en het eindresultaat voorbij

Toen Arne de lay-out ging voorstellen, had hij er een kleine quiz van gemaakt. Hij had enkele voorbeelden op slides gezet en al spelenderwijs gingen ze erdoor om te bekijken welke lay-out iedereen het mooist vond. Iedereen had nog altijd andere wensen, maar ze begrepen wel de beslissingen van de anderen en waren allemaal akkoord met het eindresultaat. Wat volgde waren nog een paar weken samen zweten om de eerste brieven te maken en op de juiste manier te kunnen verzenden. Die brief was op tijd weg en een gelukzalig gevoel volgde.

Maar bij Arne is er altijd nog een ‘daarna’, omdat hij iemands hand niet loslaat zonder dat hij weet dat ze er klaar voor zijn. Daarom heeft hij nog een aantal video’s opgenomen met de verschillende tools, om het team een houvast te geven in de maanden daarna.

- - -
Geschreven door Cédric
Copywriter bij Mark & Think